Estados financieros en Manage
El centro de estados financieros es una ubicación centralizada en Manage donde puede acceder a copias de los estados financieros históricos desde 2021 hasta el año actual. Los estados financieros se seguirán enviando desde VitalSource por correo electrónico o SFTP; sin embargo, ahora también se puede acceder a las copias en el Centro de estados financieros. Anteriormente, estos registros históricos solo estaban disponibles si se los solicitaba al Customer Success Manager o al equipo de Finanzas de VitalSource.
Esta página contiene información sobre:
- Dónde encontrar el centro de Finanzas.
- Los cuatro (4) tipos de estados almacenados en el centro de estados financieros:
- Relaciones entre matrices y empresas secundarias
¿Dónde está el Centro de Estados Financieros?
- Para navegar al Centro de Estados financieros en Manage, haz clic en el ícono de hamburguesa.
- Haz clic en Compañías e impresiones en el menú de navegación.
- Selecciona Estados financieros. Si no ves esta opción, comunícate con tu CSM para solicitar acceso al Centro de estados financieros en Manage.
Descripción general
Hay cuatro (4) tipos de estados almacenados en el Centro de estados financieros:
- Estados de cuenta de facturas
- Estados de cuenta de compensaciones
- Estados de cuenta de crédito
- Estados de cuenta de remesas
Estados de cuenta de facturas
Una factura se define como un documento enviado a un cliente, que identifica una transacción por la cual el cliente debe pagar a VitalSource.
- Todas las facturas manuales o generadas por VSTFIN con fecha de enero de 2021 y posteriores están disponibles en el Centro de estados financieros.
- Las facturas generadas antes de enero de 2021 deben solicitarse al Customer Success Manager.
Estados de cuenta de compensaciones
Una compensación o “Pub Comp Statement” se define como una declaración de la compensación que VitalSource le debe a un editor por la venta de su contenido.
- Todos los Pub Comp Statement estándar con fecha de enero de 2021 y posteriores están disponibles en el Centro de estados financieros.
- Todos los estados de cuenta de comisiones de White Label Store a partir de enero de 2021 y posteriores están disponibles en el Centro de estados financieros.
- Los Pub Comp Statements generados antes de enero de 2021, o los extractos de comisiones de White Label Store generados antes de enero de 2021 deben solicitarse al Customer Success Manager.
Estados de cuenta de crédito
Una nota de crédito se define como un documento emitido por VitalSource que reduce la cantidad que el cliente nos debe según los términos de una factura anterior.
- Todas las notas de crédito generadas manualmente o VSTFIN con fecha de enero de 2022 y posteriores están disponibles en el Centro de estados financieros.
- Las notas de crédito generadas antes de enero de 2022 deben solicitarse al Customer Success Manager.
Estados de cuenta de remesas
Una remesa se define como un registro de los pagos realizados por VitalSource.
- Todos los estados de cuenta de remesas generados con fecha de enero de 2022 y posteriores están disponibles en el Centro de estados financieros.
- Las remesas generadas antes de enero de 2022 deben solicitarse al Customer Success Manager.
La página Estados de cuenta
De forma predeterminada, se mostrarán 25 estados de cuenta por página y se ordenarán del más reciente al más antiguo. En la parte superior izquierda, verás el conteo del número total de estados de cuenta (113 en este ejemplo).
Especificar un rango de fechas
Para cambiar el rango de fechas de los estados de cuenta que se muestran, haz clic en el ícono de calendario en la parte superior derecha.
Puedes filtrar por rango de fechas o seleccionar un filtro rápido para filtrar los últimos 7 días, los últimos 30 días, el último mes o el último trimestre.
Filtrar por categoría o subcategoría
Para filtrar por categoría o subcategoría, haz clic en el ícono Filtrar de la parte superior derecha.
Para la Categoría, elige entre Cuentas por cobrar, que limitará las subcategorías a Facturas y Notas de crédito, o Cuentas por pagar, que limitará las subcategorías a Compensaciones o Remesas. Limita aún más los resultados eligiendo una sola subcategoría.
Ordenar por
Para ordenar por antigüedad, haz clic en el ícono Ordenar en la parte superior derecha.
Elige entre ordenar de más antiguo a más reciente, o de más reciente a más antiguo. De más reciente a más antiguo es el valor predeterminado.
Buscar por orden de compra Número o nombre del estado de cuenta
Usa el campo “Buscar facturas” para buscar por número de orden de compra o nombre del estado (p. ej. VST-207-EXP-JAN-23)
Estados de cuenta de facturas
Veamos cómo aparece un estado de cuenta de factura. En el borde izquierdo del registro, verás una barra verde que sirve como indicador visual para las facturas.
Cada registro de factura incluirá la siguiente información en el extremo izquierdo:
- Nombre de la empresa
- Fecha de la factura (fecha en que se generó la factura)
- Fecha de vencimiento (fecha de vencimiento del pago)
A la derecha verás la siguiente información:
- Una etiqueta “FACTURA” de color verde
- Número de factura (p. ej., VST-207-EXP-JAN-23),
- Monto de la factura (en la moneda de la compañía)
Total adeudado (este es el monto no pagado que se actualizará cuando se realicen los pagos)
Y estos botones de descarga
- Descargar PDF
- Descargar XLS o descargar CSV (según el formato de archivo del cliente)
Haz clic en cualquiera de los botones Descargar para descargar la factura en tu computadora.
Estados de cuenta de notas de crédito
- En el borde izquierdo del registro, verás una barra rosa que sirve como indicador visual para las notas de crédito.
Cada registro de nota de crédito incluirá la siguiente información en el extremo izquierdo:
- Nombre de la empresa
- Número de orden de compra (si existe)
-
Fecha del crédito (fecha en que se generó la nota de crédito)
A la derecha verás la siguiente información:
- Una etiqueta rosa “CREDIT MEMO” (“NOTA DE CRÉDITO”)
- Número de factura (p. ej., VST-18373-AUG22CREDIT-CR-25JAN23)
- Monto del crédito (en la moneda de la empresa)
Total adeudado
Y estos botones de descarga
- Descargar PDF
- Descargar XLS
Haz clic en cualquiera de los botones Descargar para descargar la factura en tu computadora.
Estados de cuenta de compensaciones
En el borde izquierdo del registro, verá una barra naranja que sirve como indicador visual para los estados de cuenta de compensación.
Cada registro del estado de cuenta de compensación incluirá la siguiente información en el extremo izquierdo:
- Nombre de la empresa
- Fecha de facturación (fecha en que se creó el estado de cuenta)
-
Fecha estimada de pago (Fecha en la que se pagará la compensación)
- Una etiqueta naranja “COMPENSATION” (“COMPENSACIÓN”)
- Número de estado de cuenta de VitalSource (p. ej. VST-207-BNED-COMBINED-DEC-22)
-
Monto de compensación (en la moneda en la que se pagará)
- Descargar XLS: haz clic en el botón de descarga para descargar la factura en tu computadora.
Estados de cuenta de remesas
En el borde izquierdo del registro, verás una barra azul que sirve como indicador visual para Estados de cuenta de remesas.
Cada registro del estado de cuenta de remesas incluirá la siguiente información en el extremo izquierdo:
- Nombre de la empresa
- Fecha del estado de cuenta (fecha en que se realizó el pago)
A la derecha verás la siguiente información:
- Una etiqueta azul “REMITTANCE” (“REMESAS”)
- Número de remesa VitalSource (p. ej., VST-207-WIRE-12-JAN-2023)
- Total de la compensación: monto total del pago de compensación (en la moneda en la que se pagó o se pagará)
Y estos botones de descarga
- Descargar PDF
- Descargar XLS
Haz clic en cualquiera de los botones Descargar para descargar la factura en tu computadora.
Relaciones entre matrices y empresas secundarias
Para las cuentas en las que parte o toda la facturación se procesa a nivel de la cuenta matriz, verás un menú desplegable que enumera todas las empresas bajo la cuenta matriz. Si una Compañía secundaria en Manage NO se marca como “Facturar a matriz" en Manage, aparecerá en la lista desplegable debajo de la Compañía matriz.