Página de facturación de Connect
Definiciones
En 2023, combinamos los sistemas financieros Verba y VitalSource en un único servicio optimizado . Como resultado, eliminamos Bill.com y la página de Estados de Cuenta de Verba Connect y los reemplazamos por una nueva página de Facturación compatible con nuestro Centro de Estados Financieros. Por consiguiente, actualizamos parte de la terminología de Connect para reflejar los cambios realizados:
- Órdenes de compra: Connect creará órdenes de compra (anteriormente facturas), que son lotes de información de cargos/reembolsos acumulados bajo cronogramas únicos y transmitidos a nuestro motor financiero.
- Números de orden de compra: Los números de factura ahora se denominan números de orden de compra.
- Fecha de Censo: Debido al retraso entre la generación del archivo de pedidos y la creación de una factura, la Fecha de Factura Programada se convierte en la Fecha de Censo. Esta fecha es la fecha en la que se transmiten a nuestro Motor Financiero los lotes de información de cargos/reembolsos acumulados bajo Programaciones únicas. Ya no es la fecha en la que una institución debería esperar recibir una factura.
- Las órdenes de compra emitidas (anteriormente declaraciones emitidas) son conjuntos de cargos o reembolsos que se han enviado a nuestro motor financiero.
- Orden de Compra Emitida con Estado de Cuenta Pendiente: Una orden de compra emitida que aún no ha sido procesada por nuestro motor financiero se mostrará como " Pendiente de Procesamiento " y se considera una orden de compra emitida con estado de cuenta pendiente . Una vez procesada durante el fin de semana, se considera una orden de compra emitida con estado de cuenta emitido . En ese momento, el enlace al estado de cuenta se activará en la tarjeta en Connect.
- Extractos: Nuestro motor financiero procesa estos pedidos en extractos cada fin de semana y los envía por correo los lunes. Un extracto se define como una factura o crédito en PDF y un archivo Excel que se envía por correo electrónico a los contactos registrados en la cuenta del cliente en Oracle. Este extracto también es visible en el Centro de Estados Financieros una vez generado.
- Orden de Compra Pendiente: Conjunto de cargos o reembolsos que aún no se han enviado a nuestro motor financiero, ya sea porque están programados para procesarse en una fecha futura del censo o porque son resultado de una conciliación posterior al censo (anteriormente conocida como Factura Flexible). La cola de pendientes ahora se denomina Órdenes de Compra Pendientes.
Página de facturación de Connect
Acceda a su información contable en Verba Connect seleccionando el botón "Facturación" en el encabezado de Connect. La página de Facturación se divide entre Órdenes de Compra Pendientes y Órdenes de Compra Emitidas .
Órdenes de compra pendientes
Al seleccionar la pestaña Órdenes de compra pendientes, se muestran las órdenes de compra pendientes del usuario ordenadas por fecha de creación del catálogo.
Filtrar y ordenar
Filtra tus resultados por lo siguiente
Un catálogo específico
Una cantidad específica
Ordenar por:
Fecha de creación del catálogo
Cantidad (de mayor a menor)
Cantidad (de menor a mayor)
Nota: Los créditos (cantidades negativas) se consideran “Bajos”, y por lo tanto, cuanto mayor sea la cantidad de crédito, más abajo aparecerá en la lista.
Cada orden de compra pendiente se mostrará como una tarjeta , con la siguiente información.
Número de Orden de Compra: El identificador de VitalSource aplicado a los lotes de transacciones de Connect. Cada orden de compra recibirá su propio extracto, que puede vincularse a catálogos, calendarios, lotes de censo automatizados o lotes manuales de facturas flexibles.
Nombre del cronograma : el cronograma bajo el cual se acumuló la información de cargo/reembolso de la orden de compra.
Nuevos cargos : la cantidad de cargos para los estudiantes inscritos y participantes para el lote de orden de compra asociado
Nuevos reembolsos : la cantidad de reembolsos para estudiantes abandonados o que no participaron en el lote de orden de compra asociado.
Monto de la orden de compra : el monto neto de nuevos cargos y reembolsos en la orden de compra.
Fecha del Censo : Fecha en que se generarán los cargos/reembolsos acumulados de un programa. Esta fecha solo aparece en las órdenes de compra cuya fecha del censo no ha pasado.
Enviar informe por correo electrónico : envía por correo electrónico dos informes que contienen información sobre la orden de compra, un informe de resumen y un informe detallado.
Órdenes de compra emitidas
Al seleccionar la pestaña "Órdenes de Compra Emitidas", se muestran las órdenes de compra emitidas o que superaron su fecha de censo, ordenadas por fecha de creación del catálogo. Las órdenes de compra emitidas incluyen toda la actividad de facturación anterior en Connect, incluida la anterior a la transición de Bill.com.
Filtrar y ordenar
Filtra tus resultados por lo siguiente
Un nombre de catálogo específico
Estado del estado de cuenta ( pendiente /emitido)
Tipo (Factura/Crédito)
Ordenar por:
Fecha de creación del catálogo
Cantidad (de mayor a menor)
Cantidad (de menor a mayor)
Nota: Los créditos (cantidades negativas) se consideran “Bajos”, y por lo tanto, cuanto mayor sea la cantidad de crédito, más abajo aparecerá en la lista.
Cada orden de compra emitida se mostrará como una tarjeta, con la siguiente información.
Icono de estado : Si el extracto se ha emitido, el icono de estado mostrará " Factura " o "Crédito". Si no se ha emitido , el icono en la esquina superior derecha de la tarjeta de orden de compra mostrará "Factura - Pendiente de procesamiento" o "Crédito - Pendiente de procesamiento".
Nombre del catálogo: el nombre del catálogo con los cargos y reembolsos asociados .
Nombre del cronograma: el nombre del cronograma con los cargos y reembolsos asociados
Número de orden de compra: identificador único de VitalSource para la orden de compra
Nombre del extracto : Si no se ha emitido un extracto, se leerá "Por determinar". Si hay varios extractos asociados a una misma orden de compra, verá una lista de nombres de extractos separados por comas.
Fecha de emisión del extracto : Fecha de emisión del extracto. Si no se ha emitido un extracto, se indicará "Por determinar".
Fecha de emisión de la orden de compra : fecha en que se generó la orden de compra.
# de unidades : la cantidad de licencias representadas en la orden de compra.
Importe de la factura : el importe de la factura.
Centro de estados de cuenta : si se ha emitido un estado de cuenta, consulte el estado de cuenta en el Centro de estados de cuenta.
Enviar informe por correo electrónico : Solicite un informe con el resumen y detalle de la orden de compra. Connect le enviará el informe por correo electrónico.
La pestaña Órdenes de compra emitidas también mostrará todos los estados históricos como Órdenes de compra con sus Informes de órdenes de compra asociados que se pueden exportar.
Centro de declaraciones
Si se ha emitido un estado de cuenta, puede verlo en el Centro de estados de cuenta financieros haciendo clic en el botón Centro de estados de cuenta para abrirlo en una nueva pestaña.
Para acceder al Centro de Estados de Cuenta, deberá iniciar sesión en VitalSource Manage. Utilizará las mismas credenciales que para iniciar sesión en Verba Connect.
Una vez que haya iniciado sesión en Administrar, será llevado directamente al Estado de cuenta en el Centro de estados de cuenta.
El Centro de Estados Financieros se ha actualizado con los nombres, tipos e importes de los estados financieros de todos los estados financieros históricos de Connect. Para los estados financieros con fecha de 2021 en adelante, también se han agregado resúmenes de estados financieros descargables en formato PDF.
Para obtener información adicional sobre cómo navegar por el Centro de estados financieros, consulte nuestra Documentación de ayuda aquí .