Guía de inicio rápido y preguntas frecuentes de las herramientas de distribución de impresión (PDT)
Las herramientas de distribución de impresiones (PDT) son funciones de Verba Connect que ayudan a las instituciones a gestionar la recogida y la devolución de materiales físicos del curso para los estudiantes que participan en un programa de acceso equitativo (EA) o acceso flexible (FA).
Esta guía está escrita para el personal y los administradores de la librería que son nuevos en PDT y necesitan configurarlo y comenzar a usarlo.
🛠️ Inicio rápido: Configuración de PDT en 6 pasos
Paso 1: Solicitar la activación de PDT
El PDT no está disponible automáticamente. Para empezar, contacte con su Gerente de Éxito del Cliente o Ejecutivo de Cuentas de VitalSource.
Paso 2: Configurar las fechas de distribución de la impresión programada
Verba Connect utiliza "horarios" para definir fechas importantes para cada trimestre. Además de las fechas de programación estándar, como la fecha límite de baja y la fecha de inicio del trimestre, si el PDT está habilitado, deberá configurar fechas adicionales relacionadas con la distribución de impresiones en la página Configuración de programación :
- Inicio de recogida de material impreso : la fecha en la que se les indicará a los estudiantes que comiencen a recoger sus materiales impresos en correos electrónicos y experiencias de usuario para estudiantes (es decir, Panel de control del curso y Mis cursos)
- Fecha límite de devolución de material impreso : fecha en la que los estudiantes deben devolver los materiales impresos para evitar que se les cobre el costo de reemplazo de la impresión.
Estas fechas de programación se aplican a los materiales impresos de la misma forma que a los digitales: mediante la configuración del grupo de artículos Connect. No se requieren pasos adicionales, pero se debe asignar la programación correcta al grupo de artículos para que las fechas surtan efecto.
Paso 3: Establezca la ubicación y el horario de recogida
Los estudiantes necesitan saber dónde y cuándo recoger y devolver los materiales. Esto se configura a nivel de catálogo.
Ir a: Configuración Configuración del catálogo actual
Ingresar:
- Ubicación de distribución (por ejemplo, "Librería del campus, 123 College Ave")
- Horario de distribución (por ejemplo, "de lunes a viernes, de 9 a. m. a 5 p. m.")
Estos campos son necesarios para activar el catálogo y se muestran en los correos electrónicos y paneles de control de los estudiantes.
Paso 4: Personaliza los correos electrónicos de los estudiantes
Verba Connect envía automáticamente correos electrónicos de confirmación a los estudiantes cuando los materiales se marcan como Emitidos, Devueltos o Rechazados. Para personalizar el cuerpo del correo electrónico que recibirán los estudiantes:
Visita: Configuración Configuración de comunicación
Editar:
- Correo electrónico de confirmación de recogida de material impreso
- Correo electrónico de confirmación de devolución de material impreso
- Correo electrónico de confirmación de rechazo de devolución de material impreso
Solo se puede editar el cuerpo del correo electrónico. El sistema controla el asunto y el pie de página, que incluirán automáticamente la información de recogida y devolución.
⚠️ Esta configuración de correo electrónico se aplica a todos los catálogos. Use un lenguaje general y reutilizable.
Paso 5: Crear y configurar elementos de impresión
Los materiales impresos se crean de la misma manera que los digitales: manualmente desde cero, manualmente desde el registro de adopción en Explorar y Crear, o mediante importación masiva. Sin embargo, existen algunas diferencias clave en su configuración. Una vez que el tipo de contenido esté configurado para imprimirse en un artículo, notará lo siguiente:
- No es necesario configurar el método de entrega ; la opción está oculta en la interfaz
- No es obligatorio publicar en Bill , pero lo recomendamos encarecidamente para fines de análisis de datos y generación de informes.
- ¿Se requieren códigos de acceso? No se puede habilitar para elementos impresos; la opción está oculta en la interfaz
Para los catálogos con Acceso Equitativo (EA) , en lugar de configurar un precio para estudiantes, se configurará un costo de reemplazo . Este costo, más la tarifa técnica correspondiente, se cobrará a los estudiantes que no devuelvan su material impreso (o lo tengan marcado como Rechazado).
Para los catálogos con Acceso Flexible (FA) , deberá configurar un precio para estudiantes y un costo de reemplazo . A cada estudiante solo se le cobrará uno de estos precios por los materiales impresos, según su inscripción, estado de participación y estado de distribución de la impresión.
Paso 6: Emisión y devolución de materiales impresos
Una vez que su catálogo esté activo, puede comenzar a distribuir libros a los estudiantes.
Opción A: Uso de la página de Estudiantes en Verba Connect
Esta opción es para usuarios con permisos completos de visualización y edición de la aplicación Connect.
- Ir a la página de Estudiantes
- Filtrar por tipo de contenido = Imprimir y el estado de distribución de impresión deseado O buscar un estudiante específico
- Seleccione el registro del estudiante deseado haciendo clic en su nombre o en Ver y editar información
- Haga clic en Marcar como emitido cuando el estudiante recoja el material
- Haga clic en Marcar como devuelto o Marcar como rechazado cuando lo traigan de vuelta.
Opción B: Uso de la página PDT independiente
Esta opción es para usuarios con permisos de visualización y edición limitados a las Herramientas de Distribución de Impresión. Esta herramienta simplificada es ideal para el personal de librerías y estudiantes.
- Ir a la página PDT independiente
- Buscar por nombre de estudiante, identificación o correo electrónico
- Seleccione el estudiante deseado de la lista de resultados de búsqueda
- Seleccione el catálogo Connect apropiado
- Haga clic en Marcar como emitido cuando el estudiante recoja el material
- Haga clic en Marcar como devuelto o Marcar como rechazado cuando lo traigan de vuelta.
🔐 Los usuarios de PDT independientes requieren permisos especiales. Contacte con su Gerente de Éxito del Cliente o con el equipo de soporte de VitalSource para obtener ayuda.
❓ Preguntas frecuentes
¿Cuándo puedo comenzar a distribuir materiales impresos a los estudiantes?
¡En cualquier momento después de que se haya activado el catálogo Verba Connect!
¿Cómo determina Verba Connect el estado correcto de distribución de impresión/llamada a la acción?
Cada “licencia” de material impreso tendrá uno de los siguientes estados PDT según una combinación de estado de inscripción, estado de participación y estado de distribución de impresión existente:
- No emitido : el estudiante está inscrito y participa (no ha optado por no participar) y aún no ha recogido su material impreso.
- Emitido : el estudiante está inscrito y participa (no ha optado por no participar) y ha recogido su material impreso.
- No emitir : el estudiante está inscrito y no participa (optó por no participar) y el material impreso nunca fue recogido
- No devuelto : el estudiante fue dado de baja o no participó (optó por no participar) y aún no ha devuelto el material impreso que se le entregó.
- Devuelto : el estudiante fue dado de baja o no participó (optó por no participar) y devolvió el material impreso que se le había entregado.
- Rechazado : el estudiante fue dado de baja o no participó (optó por no participar) e intentó devolver el material impreso que se le entregó, pero estaba demasiado dañado para recuperarlo.
¿Qué pasa si un estudiante agrega una sección asociada a un material impreso después de que haya pasado la fecha del censo de programación?
Una vez confirmada la incorporación tardía, Verba Connect determinará automáticamente la llamada a la acción del PDT:
- Si el estudiante participa (no se excluyó), el llamado a la acción será Marcar como emitido
- Si el estudiante no participa (optó por no participar), el llamado a la acción será No emitir
¿Qué pasa si un estudiante abandona una sección asociada a un material impreso después de que haya pasado la fecha del censo de programación?
Una vez confirmada la entrega tardía, Verba Connect determinará automáticamente la llamada a la acción PDT:
- Si el estudiante está participando (no se excluyó) y el estado del material impreso era Emitido antes del cambio de inscripción, el llamado a la acción será Marcar como devuelto
- Si el estudiante está participando (no se excluyó) y el estado es No emitido , la impresión “licencia” desaparecerá (no es necesaria ninguna acción)
- Si el estudiante no participa (optó por no participar) y el estado fue No devuelto , la llamada a la acción permanecerá como Marcar como devuelto.
- Si el estudiante no participa (optó por no participar) y el estado era No emitir , la impresión “licencia” desaparecerá (no es necesaria ninguna acción)
¿Cuál es la diferencia entre los estados de distribución de impresión “Devuelto” y “Rechazado”?
Marca un material como Devuelto si lo aceptas. Esto garantiza que no recibirás notificaciones de seguimiento ni se te cobrará nada.
Márquelo como Rechazado si el material está demasiado dañado para devolverlo. El estudiante no recibirá comunicaciones, pero se le cobrará el costo de reposición.
¿Puedo deshacer un estado de “Emitido”, “Devuelto” o “Rechazado”?
Sí. Haga clic en Deshacer en el registro de material de impresión.
¿Cuál es la diferencia entre la página de Estudiantes y la página PDT independiente?
- Página de estudiantes: acceso completo para ver y editar la información de los estudiantes, su participación y la distribución de impresiones (para administradores del personal de la librería)
- Página PDT independiente: acceso limitado únicamente a las herramientas de distribución de impresión (para el personal de la librería que no debería tener acceso completo a Verba Connect)
¿Qué aspectos del PDT deben configurarse cada trimestre?
Requerido:
- Configuración de programación
- Ubicación y horario de recogida de impresiones
- Creación y configuración de elementos de Print Verba Connect
Recomendado:
- Revise las personalizaciones del cuerpo del correo electrónico de confirmación de recogida, devolución y rechazo de impresiones
¿A quién contacto para obtener ayuda?
- Su gerente de éxito del cliente de VitalSource
- O envíe un ticket de soporte