Print Distribution Tools (PDT) Quick Start Guide + FAQ

Guia de início rápido e perguntas frequentes sobre ferramentas de distribuição de impressão (PDT)

As Ferramentas de Distribuição de Impressão (PDT) são recursos do Verba Connect que ajudam as instituições a gerenciar a retirada e a devolução de materiais físicos do curso para alunos que participam de um programa de Acesso Equitativo (EA) ou Acesso Flexível (FA).

Este guia foi escrito para funcionários e administradores de livrarias que são novos no PDT e precisam configurá-lo e começar a usá-lo.

🛠️ Início rápido: Configurando o PDT em 6 etapas

Etapa 1: Solicitar ativação do PDT

O PDT não está disponível automaticamente. Para começar, entre em contato com seu Gerente de Sucesso do Cliente ou Executivo de Contas da VitalSource.

Etapa 2: Configurar datas de distribuição de impressão agendada

O Verba Connect utiliza "agendamentos" para definir datas importantes para cada período letivo. Além das datas padrão do cronograma, como o prazo de cancelamento e a data de início do período letivo, quando o PDT estiver ativado, você precisará definir datas adicionais relacionadas à distribuição impressa na página Configurações do Cronograma :

  • Início da retirada do material impresso - a data em que os alunos serão instruídos a começar a retirar seus materiais impressos em e-mails e experiências de usuário voltadas para os alunos (ou seja, Painel do curso e Meus cursos)
  • Prazo de devolução do material impresso - a data em que os alunos devem devolver os materiais impressos para evitar a cobrança do custo de reposição da impressão.

⚠️ Essas datas de agendamento se aplicam aos materiais impressos da mesma forma que aos digitais — por meio da configuração do grupo de itens do Connect. Não são necessárias etapas adicionais, mas o agendamento correto deve ser atribuído ao grupo de itens para que as datas entrem em vigor.

 

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Etapa 3: definir local e horário de coleta

Os alunos precisam saber onde e quando retirar e devolver os materiais. Isso é configurado no nível do catálogo.

Ir para: Configurações Configurações do catálogo atual

Digitar:

  • Local de distribuição (por exemplo, "Livraria do campus, 123 College Ave")
  • Horário de distribuição (por exemplo, "segunda a sexta, das 9h às 17h")

Esses campos são necessários para ativar o catálogo e são exibidos nos e-mails e painéis dos alunos.

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Etapa 4: personalizar e-mails dos alunos

O Verba Connect envia automaticamente e-mails de confirmação aos alunos quando os materiais são marcados como Emitidos, Devolvidos ou Recusados. Para personalizar o corpo do e-mail, os alunos receberão:

Visite: Configurações Configurações de comunicação

Editar:

  • E-mail de confirmação de retirada de material impresso
  • E-mail de confirmação de devolução de material impresso
  • E-mail de confirmação de recusa de devolução de material impresso

Apenas o corpo do e-mail pode ser editado. As linhas de assunto e rodapés são controlados pelo sistema e incluirão informações de retirada/devolução automaticamente.

⚠️ Estas configurações de e-mail se aplicam a todos os catálogos. Use uma linguagem geral e reutilizável.

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Etapa 5: Criar e configurar itens de impressão

Os materiais impressos são criados da mesma forma que os digitais: manualmente do zero, manualmente a partir do registro de adoção no Explore & Create ou por importação em massa. No entanto, existem algumas diferenças importantes na forma como são configurados. Depois que o tipo de conteúdo for definido para impressão em um item, você notará o seguinte:

  • O método de entrega não precisa ser definido; a opção fica oculta na interface
  • O Publisher to Bill não é obrigatório, mas recomendamos fortemente para fins de análise e geração de relatórios de dados.
  • Códigos de acesso necessários? não pode ser habilitado para itens de impressão; a opção está oculta na interface

Para catálogos habilitados para Acesso Equitativo (EA) , em vez de configurar um preço para estudantes, você configurará um custo de reposição . Esse custo + a taxa técnica apropriada serão cobrados dos estudantes que não devolverem o material impresso (ou o tiverem marcado como Recusado).

Para catálogos habilitados para Acesso Flexível (FA) , você configurará um preço para estudantes e um custo de reposição . O estudante pagará apenas um desses preços pelos materiais impressos, dependendo de sua matrícula, status de participação e status de distribuição de impressões.

Etapa 6: Emissão e devolução de materiais impressos

Quando seu catálogo estiver ativo, você poderá começar a distribuir livros aos alunos.

Opção A: Usando a página de alunos no Verba Connect

Esta opção é para usuários com permissões completas de visualização/edição do aplicativo Connect.

  • Vá para a página dos alunos
  • Filtrar por tipo de conteúdo = Imprimir e o status de distribuição de impressão desejado OU pesquisar por um aluno específico
  • Selecione o registro do aluno desejado clicando no nome dele ou em Exibir e Editar Informações
  • Clique em Marcar como emitido quando o aluno retirar o material
  • Clique em Marcar como Devolvido ou Marcar como Recusado quando o trouxerem de volta

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Opção B: Usando a página PDT autônoma

Esta opção é para usuários com permissões de visualização/edição limitadas às Ferramentas de Distribuição de Impressão. Esta ferramenta simplificada é ideal para funcionários de livrarias e estudantes.

  • Vá para a página PDT independente
  • Pesquise por nome do aluno, ID ou e-mail
  • Selecione o aluno desejado na lista de resultados da pesquisa
  • Selecione o catálogo Connect apropriado
  • Clique em Marcar como emitido quando o aluno retirar o material
  • Clique em Marcar como Devolvido ou Marcar como Recusado quando o trouxerem de volta

🔐 Usuários autônomos do PDT precisam de permissões especiais. Entre em contato com seu Gerente de Sucesso do Cliente ou com o Suporte da VitalSource para obter assistência.

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❓ Perguntas frequentes

Quando posso começar a distribuir materiais impressos aos alunos?

A qualquer momento após o catálogo Verba Connect ter sido ativado!


Como o Verba Connect determina o status correto da distribuição de impressão/chamada para ação?

Cada “licença” de material impresso terá um dos seguintes status PDT, dependendo de uma combinação de status de inscrição, status de participação e estado de distribuição de impressão existente:

  • Não emitido – o aluno está matriculado e participando (não optou por não participar) e ainda não retirou seu material impresso
  • Emitido – o aluno está matriculado e participando (não optou por não participar) e retirou seu material impresso
  • Não emitir – o aluno está matriculado e não está participando (optou por não participar) e o material impresso nunca foi retirado
  • Não devolvido – o aluno foi retirado ou não está participando (optou por não participar) e ainda não devolveu o material impresso emitido
  • Devolvido – o aluno foi retirado ou não está participando (optou por não participar) e devolveu o material impresso emitido
  • Recusado – o aluno foi retirado ou não participou (optou por não participar) e tentou devolver o material impresso emitido, mas estava muito danificado para ser devolvido

O que acontece se um aluno adicionar uma seção associada a um material impresso após a data do censo programado ter passado?

Assim que a adição tardia for confirmada, o Verba Connect determinará automaticamente a chamada para ação do PDT:

  • Se o aluno estiver participando (não optou por não participar), a chamada para ação será Marcar como Emitido
  • Se o aluno não estiver participando (optou por não participar), o apelo à ação será Não Emitir

O que acontece se um aluno abandonar uma seção associada a um material impresso após a data do censo programado ter passado?

Assim que o Late Drop for confirmado, o Verba Connect determinará automaticamente a chamada para ação do PDT:

  • Se o aluno estiver participando (não optou por não participar) e o status do material impresso foi Emitido antes da alteração da inscrição, a chamada para ação será Marcar como Devolvido
  • Se o aluno estiver participando (não optou por não participar) e o status for Não emitido , a “licença” impressa desaparecerá (nenhuma ação necessária)
  • Se o aluno não estiver participando (optou por não participar) e o status for Não Devolvido , a chamada para ação permanecerá Marcar como Devolvido
  • Se o aluno não estiver participando (optou por não participar) e o status for Não emitir , a “licença” impressa desaparecerá (nenhuma ação necessária)

Qual é a diferença entre os status de distribuição de impressão “Devolvido” e “Recusado”?

Marque um material como Devolvido se você o aceitar de volta do aluno. Isso garante que ele não receberá comunicações de acompanhamento nem será cobrado.

Marque como Recusado se o material estiver muito danificado para ser devolvido. O aluno não receberá nenhuma comunicação, mas será cobrado o custo de reposição.


Posso desfazer um status “Emitido”, “Devolvido” ou “Recusado”?

Sim. Clique em Desfazer no registro do material de impressão.

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Qual é a diferença entre a página Alunos e a página PDT independente?

  • Página dos alunos: acesso total para visualizar e editar informações dos alunos, participação e distribuição de impressões (para administradores da equipe da livraria)
  • Página PDT independente: acesso limitado apenas às ferramentas de distribuição impressa (para funcionários da livraria que não devem ter acesso total ao Verba Connect)

Quais aspectos do PDT precisam ser configurados a cada período?

Obrigatório:

  • Configuração de agendamento
  • Imprimir local e horário de retirada
  • Imprimir criação/configuração de itens do Verba Connect

Recomendado:

  • Revise as personalizações do corpo do e-mail de confirmação de retirada, devolução e recusa de impressão

Com quem devo entrar em contato para obter ajuda?

  • Seu gerente de sucesso do cliente VitalSource
  • Ou envie um tíquete de suporte
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