Guia de início rápido e perguntas frequentes sobre ferramentas de distribuição de impressão (PDT)
As Ferramentas de Distribuição de Impressão (PDT) são recursos do Verba Connect que ajudam as instituições a gerenciar a retirada e a devolução de materiais físicos do curso para alunos que participam de um programa de Acesso Equitativo (EA) ou Acesso Flexível (FA).
Este guia foi escrito para funcionários e administradores de livrarias que são novos no PDT e precisam configurá-lo e começar a usá-lo.
🛠️ Início rápido: Configurando o PDT em 6 etapas
Etapa 1: Solicitar ativação do PDT
O PDT não está disponível automaticamente. Para começar, entre em contato com seu Gerente de Sucesso do Cliente ou Executivo de Contas da VitalSource.
Etapa 2: Configurar datas de distribuição de impressão agendada
O Verba Connect utiliza "agendamentos" para definir datas importantes para cada período letivo. Além das datas padrão do cronograma, como o prazo de cancelamento e a data de início do período letivo, quando o PDT estiver ativado, você precisará definir datas adicionais relacionadas à distribuição impressa na página Configurações do Cronograma :
- Início da retirada do material impresso - a data em que os alunos serão instruídos a começar a retirar seus materiais impressos em e-mails e experiências de usuário voltadas para os alunos (ou seja, Painel do curso e Meus cursos)
- Prazo de devolução do material impresso - a data em que os alunos devem devolver os materiais impressos para evitar a cobrança do custo de reposição da impressão.
⚠️ Essas datas de agendamento se aplicam aos materiais impressos da mesma forma que aos digitais — por meio da configuração do grupo de itens do Connect. Não são necessárias etapas adicionais, mas o agendamento correto deve ser atribuído ao grupo de itens para que as datas entrem em vigor.
Etapa 3: definir local e horário de coleta
Os alunos precisam saber onde e quando retirar e devolver os materiais. Isso é configurado no nível do catálogo.
Ir para: Configurações Configurações do catálogo atual
Digitar:
- Local de distribuição (por exemplo, "Livraria do campus, 123 College Ave")
- Horário de distribuição (por exemplo, "segunda a sexta, das 9h às 17h")
Esses campos são necessários para ativar o catálogo e são exibidos nos e-mails e painéis dos alunos.
Etapa 4: personalizar e-mails dos alunos
O Verba Connect envia automaticamente e-mails de confirmação aos alunos quando os materiais são marcados como Emitidos, Devolvidos ou Recusados. Para personalizar o corpo do e-mail, os alunos receberão:
Visite: Configurações Configurações de comunicação
Editar:
- E-mail de confirmação de retirada de material impresso
- E-mail de confirmação de devolução de material impresso
- E-mail de confirmação de recusa de devolução de material impresso
Apenas o corpo do e-mail pode ser editado. As linhas de assunto e rodapés são controlados pelo sistema e incluirão informações de retirada/devolução automaticamente.
⚠️ Estas configurações de e-mail se aplicam a todos os catálogos. Use uma linguagem geral e reutilizável.
Etapa 5: Criar e configurar itens de impressão
Os materiais impressos são criados da mesma forma que os digitais: manualmente do zero, manualmente a partir do registro de adoção no Explore & Create ou por importação em massa. No entanto, existem algumas diferenças importantes na forma como são configurados. Depois que o tipo de conteúdo for definido para impressão em um item, você notará o seguinte:
- O método de entrega não precisa ser definido; a opção fica oculta na interface
- O Publisher to Bill não é obrigatório, mas recomendamos fortemente para fins de análise e geração de relatórios de dados.
- Códigos de acesso necessários? não pode ser habilitado para itens de impressão; a opção está oculta na interface
Para catálogos habilitados para Acesso Equitativo (EA) , em vez de configurar um preço para estudantes, você configurará um custo de reposição . Esse custo + a taxa técnica apropriada serão cobrados dos estudantes que não devolverem o material impresso (ou o tiverem marcado como Recusado).
Para catálogos habilitados para Acesso Flexível (FA) , você configurará um preço para estudantes e um custo de reposição . O estudante pagará apenas um desses preços pelos materiais impressos, dependendo de sua matrícula, status de participação e status de distribuição de impressões.
Etapa 6: Emissão e devolução de materiais impressos
Quando seu catálogo estiver ativo, você poderá começar a distribuir livros aos alunos.
Opção A: Usando a página de alunos no Verba Connect
Esta opção é para usuários com permissões completas de visualização/edição do aplicativo Connect.
- Vá para a página dos alunos
- Filtrar por tipo de conteúdo = Imprimir e o status de distribuição de impressão desejado OU pesquisar por um aluno específico
- Selecione o registro do aluno desejado clicando no nome dele ou em Exibir e Editar Informações
- Clique em Marcar como emitido quando o aluno retirar o material
- Clique em Marcar como Devolvido ou Marcar como Recusado quando o trouxerem de volta
Opção B: Usando a página PDT autônoma
Esta opção é para usuários com permissões de visualização/edição limitadas às Ferramentas de Distribuição de Impressão. Esta ferramenta simplificada é ideal para funcionários de livrarias e estudantes.
- Vá para a página PDT independente
- Pesquise por nome do aluno, ID ou e-mail
- Selecione o aluno desejado na lista de resultados da pesquisa
- Selecione o catálogo Connect apropriado
- Clique em Marcar como emitido quando o aluno retirar o material
- Clique em Marcar como Devolvido ou Marcar como Recusado quando o trouxerem de volta
🔐 Usuários autônomos do PDT precisam de permissões especiais. Entre em contato com seu Gerente de Sucesso do Cliente ou com o Suporte da VitalSource para obter assistência.
❓ Perguntas frequentes
Quando posso começar a distribuir materiais impressos aos alunos?
A qualquer momento após o catálogo Verba Connect ter sido ativado!
Como o Verba Connect determina o status correto da distribuição de impressão/chamada para ação?
Cada “licença” de material impresso terá um dos seguintes status PDT, dependendo de uma combinação de status de inscrição, status de participação e estado de distribuição de impressão existente:
- Não emitido – o aluno está matriculado e participando (não optou por não participar) e ainda não retirou seu material impresso
- Emitido – o aluno está matriculado e participando (não optou por não participar) e retirou seu material impresso
- Não emitir – o aluno está matriculado e não está participando (optou por não participar) e o material impresso nunca foi retirado
- Não devolvido – o aluno foi retirado ou não está participando (optou por não participar) e ainda não devolveu o material impresso emitido
- Devolvido – o aluno foi retirado ou não está participando (optou por não participar) e devolveu o material impresso emitido
- Recusado – o aluno foi retirado ou não participou (optou por não participar) e tentou devolver o material impresso emitido, mas estava muito danificado para ser devolvido
O que acontece se um aluno adicionar uma seção associada a um material impresso após a data do censo programado ter passado?
Assim que a adição tardia for confirmada, o Verba Connect determinará automaticamente a chamada para ação do PDT:
- Se o aluno estiver participando (não optou por não participar), a chamada para ação será Marcar como Emitido
- Se o aluno não estiver participando (optou por não participar), o apelo à ação será Não Emitir
O que acontece se um aluno abandonar uma seção associada a um material impresso após a data do censo programado ter passado?
Assim que o Late Drop for confirmado, o Verba Connect determinará automaticamente a chamada para ação do PDT:
- Se o aluno estiver participando (não optou por não participar) e o status do material impresso foi Emitido antes da alteração da inscrição, a chamada para ação será Marcar como Devolvido
- Se o aluno estiver participando (não optou por não participar) e o status for Não emitido , a “licença” impressa desaparecerá (nenhuma ação necessária)
- Se o aluno não estiver participando (optou por não participar) e o status for Não Devolvido , a chamada para ação permanecerá Marcar como Devolvido
- Se o aluno não estiver participando (optou por não participar) e o status for Não emitir , a “licença” impressa desaparecerá (nenhuma ação necessária)
Qual é a diferença entre os status de distribuição de impressão “Devolvido” e “Recusado”?
Marque um material como Devolvido se você o aceitar de volta do aluno. Isso garante que ele não receberá comunicações de acompanhamento nem será cobrado.
Marque como Recusado se o material estiver muito danificado para ser devolvido. O aluno não receberá nenhuma comunicação, mas será cobrado o custo de reposição.
Posso desfazer um status “Emitido”, “Devolvido” ou “Recusado”?
Sim. Clique em Desfazer no registro do material de impressão.
Qual é a diferença entre a página Alunos e a página PDT independente?
- Página dos alunos: acesso total para visualizar e editar informações dos alunos, participação e distribuição de impressões (para administradores da equipe da livraria)
- Página PDT independente: acesso limitado apenas às ferramentas de distribuição impressa (para funcionários da livraria que não devem ter acesso total ao Verba Connect)
Quais aspectos do PDT precisam ser configurados a cada período?
Obrigatório:
- Configuração de agendamento
- Imprimir local e horário de retirada
- Imprimir criação/configuração de itens do Verba Connect
Recomendado:
- Revise as personalizações do corpo do e-mail de confirmação de retirada, devolução e recusa de impressão
Com quem devo entrar em contato para obter ajuda?
- Seu gerente de sucesso do cliente VitalSource
- Ou envie um tíquete de suporte